Quy Trình Quản Lý Kho Nguyên Phụ Liệu Trong Ngành May Mặc (Có sơ đồ giải thích)

09/07/2025

Trong ngành may mặc, quản lý kho hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ quy trình sản xuất, duy trì độ chính xác của tồn kho và giảm thiểu lãng phí nguyên phụ liệu. Từ vải và dây kéo đến phụ liệu và vật liệu đóng gói, kho vật tư là mắt xích quan trọng kết nối giữa bộ phận thu mua và sản xuất. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết, từng bước về quy trình quản lý kho vật tư, tập trung vào ứng dụng thực tiễn trong sản xuất may mặc.

0. Yêu Cầu Mua Hàng (PR)

Bước đầu tiên trong quy trình kho không bắt đầu từ kho mà xuất phát từ bộ phận kế hoạch sản xuất hoặc bộ phận merchandising. Khi đơn hàng mới được xác nhận, các bộ phận này sẽ phân tích bảng định mức nguyên vật liệu (BOM) cho từng mã hàng. BOM liệt kê các loại vật tư cần thiết như vải, lót, thun, nhãn mác, chỉ may, nút và vật liệu đóng gói.

Từ đó, Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng (Purchase Requisition – PR) được tạo ra, thường thông qua hệ thống ERP của công ty. PR ghi rõ loại vật tư, số lượng, thông số kỹ thuật và thời gian giao hàng mong muốn. Trước khi chuyển sang đơn đặt hàng chính thức (PO), PR phải được người có thẩm quyền như quản lý thu mua hoặc kế toán phê duyệt. Sau khi được duyệt, bộ phận thu mua sẽ liên hệ với các nhà cung cấp đã được phê duyệt để đặt hàng. Bước này là nền tảng cho các hoạt động tiếp theo như tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ và cấp phát vật tư. Nếu PR bị chậm trễ hoặc sai sót, toàn bộ tiến độ sản xuất sẽ bị ảnh hưởng.

1. Tiếp Nhận và Kiểm Tra Vật Tư

Khi vật tư được giao tới kho, quy trình tiếp nhận và kiểm tra bắt đầu. Đây là điểm kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa đúng như yêu cầu.

Nhân viên kho sẽ đối chiếu lô hàng với các chứng từ như đơn đặt hàng (PO), hóa đơn và phiếu đóng gói. Mỗi cuộn vải hoặc kiện hàng sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng các lỗi như lệch màu, thủng, bẩn, sai dệt. Trong một số trường hợp, nhân viên sẽ kiểm tra màu (lab dip) để đảm bảo độ đồng nhất giữa các lô sản xuất.

Nếu hàng đạt yêu cầu, chúng sẽ được dán nhãn “Đạt” và chuyển sang bước lưu kho. Những lô hàng không đạt sẽ được phân loại rõ ràng là “Không đạt” hoặc “Chờ xử lý”. Nhiều kho hiện nay áp dụng mã vạch hoặc RFID để tăng tốc quy trình và giảm thiểu sai sót.

2. Ghi Nhận và Cập Nhật Dữ Liệu

Sau khi kiểm hàng, tất cả vật tư đạt yêu cầu sẽ được cập nhật vào hệ thống quản lý kho hoặc ERP để đảm bảo truy xuất và kiểm soát tồn kho chính xác theo thời gian thực.

Tài liệu liên quan gồm có Sổ Nhập Kho hoặc Phiếu Nhận Hàng (GRN), Biên bản Kiểm Hàng, và các báo cáo test vải. Mỗi mặt hàng sẽ được gán mã SKU, số lô, tên nhà cung cấp và vị trí lưu kho. Việc ghi chép chính xác ở bước này giúp tránh sai lệch tồn kho và hỗ trợ tốt cho các kỳ kiểm toán.

3. Lưu Kho và Phân Bố Vị Trí

Sau khi ghi nhận, vật tư sẽ được chuyển đến các khu vực lưu trữ được phân chia khoa học. Vải thường được xếp vào kệ đứng, phân loại theo mã cuộn, màu, khổ vải và loại. Trims, phụ liệu được lưu trong các thùng hoặc ngăn riêng.

Kho vật tư được chia thành các khu như khu vải, khu phụ liệu, khu bao bì. Mỗi khu đều có ký hiệu rõ ràng và hệ thống mã vị trí kệ (bin location) để truy xuất nhanh chóng. Với vật tư có hạn sử dụng như keo, thun silicon, cần áp dụng quy tắc FEFO (Hạn sớm xuất trước), trong khi các vật tư thông thường dùng FIFO (Nhập trước xuất trước).

Một số loại vải như spandex, lycra hoặc cotton hữu cơ cần lưu kho trong điều kiện nhiệt độ và độ ẩm được kiểm soát. Việc lưu kho hợp lý không chỉ tiết kiệm không gian mà còn tránh hư hại vật tư.

4. Kiểm Soát Tồn Kho và Kiểm Kê Định Kỳ

Việc kiểm soát tồn kho liên tục giúp doanh nghiệp tránh thiếu hụt vật tư hoặc tồn kho dư thừa, từ đó giảm chi phí sản xuất.

Thông qua hệ thống WMS tích hợp ERP, mọi thao tác như nhập kho, lưu kho, xuất kho, và trả lại đều được cập nhật theo thời gian thực. Kho thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để đối chiếu tồn kho thực tế và tồn kho hệ thống.

Một phương pháp phổ biến là phân loại ABC:

A: Vật tư quan trọng, giá trị cao, kiểm kê thường xuyên (như vải chính, phụ liệu nhập khẩu)
B: Vật tư trung bình, kiểm kê định kỳ
C: Vật tư giá trị thấp, số lượng lớn (như nhãn, chỉ may), kiểm kê theo lô

5. Cấp Phát Cho Sản Xuất

Khi chuyền may chuẩn bị hoạt động, kho sẽ cấp phát vật tư dựa trên BOM. Bộ phận sản xuất hoặc cắt may sẽ gửi Phiếu Yêu Cầu Vật Tư (MRN), ghi rõ mã hàng, đơn hàng và số lượng cần xuất.

Nhân viên kho tiến hành soạn hàng, đóng gói theo từng bộ nếu cần, và chuyển xuống chuyền. Mỗi lần cấp phát đều được ghi nhận theo lệnh sản xuất hoặc batch, đảm bảo truy xuất vật tư cho từng mã hàng. Hệ thống ERP/WMS sẽ tự động trừ số lượng tồn kho.

Để tránh cấp phát thừa, gây lãng phí, nhiều công ty áp dụng chính sách kiểm soát cấp phát như yêu cầu phê duyệt hoặc giới hạn theo BOM.

6. Xử Lý Vật Tư Trả Về và Phế Liệu

Sau khi sản xuất, một số vật tư có thể được trả về kho do dư thừa, thay đổi kế hoạch hoặc lỗi sản xuất. Các vật tư này cần được xử lý đúng quy trình để duy trì tồn kho chính xác.

Kho sẽ kiểm tra vật tư trả lại để phân loại:

Có thể tái sử dụng → đưa về lại kệ
Hư hỏng hoặc hết hạn → chuyển vào khu vực phế liệu

Phiếu Trả Hàng ghi rõ số lượng, loại vật tư và lý do trả. Phế liệu được ghi nhận vào sổ phế và mã hóa lý do (rách, lỗi màu, hỏng, v.v.). Định kỳ, quản lý kho sẽ rà soát phế liệu để tái sử dụng, tái chế hoặc tiêu hủy theo quy định môi trường và chính sách nội bộ.

Lợi Ích Khi Quản Lý Kho Vật Tư Hiệu Quả

Áp dụng quy trình quản lý kho bài bản mang lại nhiều lợi ích:

Tồn kho chính xác giúp lập kế hoạch sản xuất tốt hơn
Hạn chế tồn đọng, thiếu hụt vật tư
Nâng cao khả năng truy xuất và kiểm toán
Giảm thời gian giao hàng, tăng hiệu suất sản xuất
Kiểm soát tốt vật tư dư thừa và phế liệu → tiết kiệm chi phí

Ngoài ra, thông tin vật tư được ghi chép chính xác còn giúp đánh giá hiệu quả nhà cung cấp dễ dàng hơn.

Tóm lại, kho vật tư không chỉ là bộ phận hậu cần mà còn là mắt xích chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và lợi nhuận của nhà máy may. Việc áp dụng các phương pháp tốt nhất, kết hợp ERP và WMS, sẽ giúp kho vận hành hiệu quả và tạo ra giá trị thực cho chuỗi cung ứng.